Allt du behöver veta om Product Data Management (PDM)

#1: Vad är PDM?

Om du frågar ett antal personer vad PDM är så får du förmodligen lika många olika svar som personer du frågar. PDM är ett begrepp som kan vara både smalt och brett, beroende på hur man väljer att definiera det.

Så här definierar vi på Symetri PDM; ett system för att lagra, underhålla och kontrollera all produktdata som används för att definiera, tillverka och underhålla en produkt under hela dess livscykel. Och detta kan man göra på flera olika sätt.

När vi diskuterar PDM med våra kunder är utgångspunkten oftast att de idag lagrar sina filer i en mappstruktur på en server. Ett arbetssätt som har fungerat bra till att börja med, speciellt när det är få som skapar dokument, men allteftersom antalet dokument och anställda växer ökar svårighetsgraden och det som tidigare var enkelt att hitta blir svårt och tar tid, om man ens hittar det.

En annan aspekt som är viktig att ta ställning till är säkerheten; kan man lita på att dokumentet på filservern är den senaste versionen? Och hur vet man att mejl med bifogade filer som skickas internt och externt innehåller den senaste utgåvan av dokumentet? 

Ett PDM-system bör ses som en stödfunktion för att effektivisera produktutvecklingen och öka företagets konkurrenskraft. Systemet säkerställer att det endast finns en källa till information, med rätt kvalitet i rätt tid. Dessutom är det möjligt att kategorisera dokument så att man enklare kan söka efter dem antingen genom attribut eller fritext eller en kombination av båda. Med ett PDM-system får man även kontroll på senaste utgåvan av dokumentet, status i livscykeln, hur dokumenten hör ihop (struktur) samt hur historiken för ett dokument ser ut. På så sätt säkerställer man kvalitén. 

Eftersom PDM-system är databasbaserade får man en mycket mer effektiv distribution av dokument, främst internt, men även till kunder samt leverantörer, oavsett om man sitter på samma ort eller inte. Dessutom har man möjlighet att se vilka dokument som de anställda arbetar med just nu, vilket underlättar enormt när man arbetar med gemensam projekt- och produktionsplanering.

#2: Varför PDM?

Vid produktutveckling och tillverkning är det oerhört viktigt att ha tillgång till korrekt konstruktionsdata, vilket i sin tur kräver att man använder ändamålsenliga lösningar och processer som säkerställer effektiv användning och kontroll av dessa data i samtliga projektfaser. Ändå upplever vi att många produktutvecklingsföretag har problem med just detta.

Hur många av dessa utmaningar känner ditt företag igen sig i?

• Det är svårt att säkerställa effektiv hantering av konstruktionsfiler och dokument
• Det är svårt att säkerställa att filnamn och egenskaper anges korrekt varje gång
• Det är svårt att säkerställa att alla konstruktionsdata säkerhetskopieras regelbundet
• Det är svårt att dela konstruktionsdata med andra, speciellt de som inte använder CAD
• Det är svårt att undvika att du och dina kollegor lägger orimligt mycket tid på återkommande arbetsuppgifter som t.ex. att ange egenskaper, skapa produktionsfärdiga ritningar, integrera materialförteckningar i ERP-system, söka efter filer eller hantera konstruktionsändringar.

Svarade du ja på en eller flera av punkterna? Då finns det mycket att vinna med ett PDM-system. Förutom att ni löser problemområdet finna det en rad andra fördelar;

• Förbättrad effektivitet eftersom du får tillgång till rätt information snabbare än förut.
• Bättre kvalitet eftersom du är säker på att du arbetar med senaste version av ett dokument.
• Enklare att hitta information – du får snabb tillgång till data med sparade sökningar och genvägar.
• Återanvänd data – det är enkelt att hitta tidigare konstruktioner att kopiera och återanvända, i sin helhet eller delar av den.
• Automatisk ändringshantering via ett intuitivt arbetsflödesgränsnitt som automatiserar processen.
• Det finns bra stöd för flera användare som arbetar samtidig i samma konstruktion.
• Central datalagring med automatisk säkerhetskopiering.

#3: Olika PDM-system

Vad finns det för olika slags PDM-system och vilka problem kan de lösa? Vilket system du och ditt företag väljer beror givetvis på vad för utmaningar ni har och vilka problem ni behöver lösa.

Här har vi sammanställt fem vanliga områden som våra kunder efterfrågar och som det finns bra standardiserade lösningar för:

1. System för att hålla ordning på ritningar och dokument
   Vi lever i en 3D-värld. De allra flesta produkter konstrueras som 3D-modeller och varje modell bidrar till att skapa ett stort antal ritningar samt dokument som måste hållas ordning på. Detta gör ett PDM-system. Genom att alla konstruktörer arbetar i samma system får man bra kontroll över alla ritningar och dokument. Allt är sökbart. Allt kan hittas oavsett på vilket kontor eller land du och dina kollegor befinner sig i. Du kan enkelt följa vem som gör vad och vad som är gjort på ritningen oavsett om kollegan som gjort ritningen är sjuk eller på resa. Dessutom är det lätt att se vilken status ritningen har - är den godkänd eller ska ändringar göras?
   
   
2. System för att dela med sig av ritningar och dokument
   När en konstruktion är färdig behöver den ju delas med många aktörer utanför konstruktionsavdelningen, även med dem som inte har CAD. Här är ett PDM-systemet en riktig stöttepelare. Alla som har tillgång till systemet kan, beroende på rättigheter, titta på och använda de dokument de behöver. Det går även att följa alla ändringar som gjorts och se hur konstruktionen ursprungligen såg ut. Arbetsbördan med att konstruktörerna ska svara på kollegors frågor minskar drastiskt och gör att de kan arbeta mycket mer effektivt.
   
   
3. System för att ta del av ritningar och dokument
   Många har behov att få ta del av konstruktionsdata kring en specifik produkt, både internt och externt, även de som inte har CAD. Det kan ett PDM-system lösa. Konstruktionschefen kan godkänna ritningar och komplettera konstruktionen med andra dokument. Produktionsavdelningen kan hämta skärfiler och PDF:er och vara säkra på att de tillverkar efter rätt ritning. Beredningen kan se till att allt material finns på plats genom att de kan få ut listor på allt ingående material som t.ex. skruvar och plåtar. Inköp kan ta fram BOM-listor och göra beställningar. Sälj- och marknadsavdelningen kan hämta produktdata och bilder för offerter samt marknadsmaterial.
   
   
4. System för att säkerställa senaste version av en konstruktion
   När en ritning godkänns i PDM-systemet blir den låst och inga ändringar kan göras. På så sätt säkerställer man att det enbart finns ett original och att man tillverkar efter rätt ritning. Om en ändringsbegäran på en godkänd konstruktion kommer finns det bra rutiner för att göra konstruktionsändringar på ett kontrollerat sätt.
   
   
5. System för att återanvända information
   Allt som finns inlagt i PDM-systemet kan användas om och om igen. Allt är sökbart och ligger i ordnade strukturer. Återanvänd en konstruktion eller en del av en av den.

#4: Hur publicerar man publika konstruktionsdokument t.ex. PDF DWF?

En av de viktigaste frågorna när det kommer till användningen av PDM är hur ritningar och andra dokument som hanteras i PDM systemet blir lättillgängliga för användare utanför systemet.

Ett PDM-system är oftast avsett för konstruktionsavdelningen och de som skall jobba med dokument under utvecklingsfasen. Däremot finns det många personer, internt som externt, som har behov av att få ta del av konstruktionsdata kring en specifik produkt, oavsett om de har tillgång till CAD eller inte. Även detta går att lösa i PDM-systemet via en s.k. publiceringslösning.

Med en sådan lösning blir det enkelt för alla inom företaget, t.ex. produktion, inköp, marknad och dokumentation att komma åt godkända dokument för att hitta information, skriva ut eller bifoga i mejl till leverantörer m.m. Vad respektive person kan se och göra i publiceringslösningen styrs med hjälp av rättigheter.

PDF är ett format som vanligen efterfrågas när det kommer till det ”publika” arkivet för användarna utanför konstruktionsavdelningen. Pratar vi produktion är det också väldigt vanligt att man vill ha DXF-filer för styrning av maskiner. I båda fallen kan dessa med fördel skapas med automatik i samma ögonblick som statusen sätts till ”Godkänd” på parten och/eller ritningen.

Möjligheterna att dela godkänd information med andra blir bara bättre över tid. Det viktiga är att satsa på en lösning där det är enkelt för alla att hitta vad de söker.

#5: Hur kommunicerar man med omvärlden?

Det är inte lätt att kommunicera på ett effektivt och tydligt sätt. Men i samma takt som vi blir bättre på att kommunicera så ökar också behovet och kraven på vår kommunikation. Hur kan vi underlätta detta?

Mycket av frustrationen kring kommunikation beror på tidsbrist. Vi ska prestera allt mer på kortare tid med färre kollegor. För att lyckas med det behöver vi dela upp vilken information som vi ska kommunicera och vilken information vi ska tillhandahålla. Vad är då skillnaden? Jo, mycket av den information och dokumentation som vi skapar behöver ju nödvändigtvis inte kommuniceras ut i traditionell bemärkelse som t.ex. att vi skickar ett mejl med en ritning eller en Excel-fil till t.ex. inköp eller produktion. Vi behöver däremot tillhandahålla denna information till berörda kollegor och leverantörer.

Ett PDM-system kan vara en bra stöttning när man vill ha en effektivare dokumentationskommunikation. Det finns två viktiga vinster att göra:

1. Ökad informationskvalitet genom att säkerställa att all relevant information fylls i på rätt ställe.
2. Säkerställa att rätt information tillhandahålls till berörda i rätt tid och i rätt format genom automatiska processer.

Låt oss ta ett exempel på hur man effektivt kan kommunicera med omvärlden och tillhandahålla skapad information till sina kollegor eller leverantörer utan att själv behöva kommunicera ut varje aktivitet som ska göras:

En kollega på konstruktionsavdelningen har tagit fram en ny detalj för tillverkning. När hen skapar 3D-geometrin behövs all nödvändig information fyllas i för att detaljen ska kunna sparas i PDM-systemet, information som även finns tillgänglig på ritningen. Därefter klarmarkerar konstruktören sin konstruktion i PDM-systemet och nästa grupp i kedjan, beredningen, får då information om det. Beredaren går igenom konstruktionen och när hen är nöjd med underlaget godkänns det i systemet för tillverkning. Inköparen får då information om att ett inköp ska göras. Partlistan som konstruktören skapat i systemet överförs till inköparens affärssystem som kan skapa en inköpsorder och bifoga t.ex. PDF-filer på ritningarna. Efter leverans får monteringen via systemet information och kan starta sitt arbete. För att se hur detaljerna ska sitta ihop går de in i PDM-systemet och öppnar ritningarna som de behöver. Undrar de över ett mått så öppnar de modellen och mäter.

#6: PDM ur en konstruktörs perspektiv

På många företag som arbetar med produktutveckling spenderar deras konstruktörer ett flertal timmar varje vecka med att underhålla och supportera andra avdelningar med produktinformation. Det kan t.ex. vara att bistå med ritningar i PDF-format eller att leverera olika typer av specifikationer. Tid som annars kunde ha använts till att utveckla och förbättra produkter.

Vi lever i en 3D-värld där det skapas otroligt många filer i form av parter, ritningar, delsammanställningar och toppsammanställningar etc. Ju fler ritningar som skapas desto svårare blir det att hitta dem, hålla reda på vem som har konstruerat vad, hur den personen har tänkt, hur ritningen namngivits och inte minst vilken som är den senaste versionen. Dessutom är flera på företaget, så som konstruktionschefen, inköp, produktion, sälj och marknad, i behov av att få ta del av en korrekt ritning för att kunna utföra sitt arbete. Här är PDM-systemet ett stort stöd.

Ett PDM-system lagrar, underhåller och kontrollerar all den produktdata som används för att definiera, tillverka och underhålla en produkt under hela dess livscykel och kan ge interna och externa personer tillgång till ritningar och dokument så att de själva kan hämta vad de behöver.

Låt oss ta ett exempel. En släpvagn ska konstrueras och ni är tre konstruktörer som ska utföra arbetet. En konstruerar hjulaxlarna, en flaket och en arbetar med grundkonstruktionen. Med ett PDM-system kan ni enkelt få kontroll på vem som gör vad, vad som är gjort och vad som återstår att göra.

Eftersom du och kollegorna namnger ritningar enligt en intern standard är det enkelt att söka och hitta dem. Era ritningar och dokument blir åtkomliga för hela konstruktionsavdelningen, oavsett vilken ort eller vilket land ni sitter i, vilket är praktiskt om du eller någon kollega är bortrest eller sjuk.

Det finns färdiga processer för hur ritningar godkänns och vilken typ av dokument som då automatiskt ska skapas, t.ex. PDF:er så att icke CAD-användare kan se konstruktionen eller DXF-filer som kan användas som skärfiler. Eftersom detta sker per automatik kan du vara säker på att du inte glömt skicka filen.

Genom att skapa ordning och reda bland all konstruktionsdata minimerar man risken för att inte hitta en konstruktion alternativt att det finns dubbletter eller att man tillverkar efter fel ritning. Man har alltid åtkomst till samtliga produktdata när och var som helst och från valfri enhet.

#7: PDM ur ett företagsperspektiv

I en tid när konjunkturen är på topp, pensionsavgångarna ökar och det blir allt svårare att rekrytera kvalificerad arbetskraft ökar belastningen på den befintliga personalen. Dessutom skall nya medarbetare snabbt kunna sätta sig in i företagets rutiner, hitta nödvändig information och jobba strukturerat för att på kort tid bli produktiva.

När trycket är högt blir följden ofta att vi går genvägar i de processer som inte strukturerats, det kan vara allt ifrån att man gör slarvigt dokumenterade leveranser till att skicka fel fil eller ritning till sin underleverantör.

PDM (Product Data Management) betyder i huvudsak en systemlösning för att hålla ordning på dokumentation i konstruktions- och utvecklingsprocessen.

Det är alltför vanligt att t.ex. inköpare och produktionsberedare är beroende av dialog med konstruktörerna för att veta vilka tillverkningsunderlag som är de rätta. Med ett PDM-system underlättas detta av att dokumentationen styrs med rätt status i arbetsflödet, det i sin tur ger möjlighet att medarbetare utanför konstruktionsavdelningen kan söka och hitta modeller, ritningar och annan dokumentation på egen hand utan att störa någon annan. Med olika rättigheter i systemet kan man styra vem som kan se de godkända dokumenten och vem som skall kunna ha tillgång till mer än så.

Vi ser PDM som en del i en digital LEAN process där man skapar struktur, ordning och reda som eliminerar tidsödande sökningar och onödiga misstag. Nyttan för kunden blir att de slipper betala för tid som inte tillför dem någon nytta och kvalitet i produkten.

En PDM-lösning innebär att företaget klarar ökad omsättning med en slimmad organisation.

#8: PDM ur ett produktionsperspektiv

Det här ämnet berördes tidigare under punkt ”#6 Hur man kommunicerar med omvärlden”. Men eftersom produktion är en så central del hos alla våra kunder vill vi utveckla tankarna kring detta ämne ytterligare.

Vår erfarenhet efter många år som leverantör till tillverkningsbranschen är att de som arbetar i produktionen besitter en otrolig kompetens. Då tänker vi inte bara på kompetensen att tillverka, montera och testa produkterna, utan främst på kompetensen att lösa alla problem som uppstår.

Här finns det massor med pengar att spara.

Tänk på alla timmar som går åt att leta efter rätt ritning, reda ut vilken utgåva som gäller, fråga konstruktören om måttet som saknas eller leta rätt material och inköpsdetaljer. Omfattningen av detta varierar så klart beroende på om man som företag har skapat en bra struktur och arbetssätt för detta. Har man det har man också tjänat bra på det.

Oftast finns en rutin för att konstruktörernas arbete godkänns av produktionen på något sätt. Tyvärr så görs detta oftast manuellt. Man tappar då spårbarheten och enkelheten i att veta vilken ritning som gäller.

Ska man se vilken verklig nytta PDM tillför ur ett produktionsperspektiv så tänker vi att man måste se det som ett arbetssätt där allt arbete som konstruktörer utför, inklusive dokumentation, följer en livscykel. En sådan livscykel kan se ut så här: Påbörjat -> Design klar -> Redo för produktion -> Utgången ur sortimentet. När konstruktören tycker att arbetet är klart ska det godkännas av produktion innan underlagets livscykel ändras till ”Redo för produktion”. Då finns det tid att gå igenom underlaget, se till så att all information finns med, att ritningarna uppfyller de krav som ni har etc. Det möjliggör också återanvändning av denna information vid inköp, tillverkning och montage.

I stället för att gå till konstruktören med frågor så har varje person i produktionen själv tillgång till underlaget och kan ta ett mått eller se en sammanställning. Alltid med vetskapen att man ser på den senaste versionen och informationen. Detta arbetssätt skapar en stor effektivitet och ett bättre flöde samt kvalitet i produktionsprocessen. Att man sedan oftast kan påvisa en besparing genom mindre kassation och stilleståndstid är ju en bonus.

#9: PDM ur ett kundperspektiv

Vilka krav ställer era kunder på er när det gäller leveransprecision och leveranskvalitet? Vi har fått frågan många gånger när vi suttit i förhandlingar. Kunderna vill veta hur vi tar hand om deras intressen och frågor för att de ska känna sig trygga med oss som leverantör. I dessa diskussioner ger det ett väldigt seriöst intryck att enkelt kunna beskriva det.

Antingen kan man luta sig på att man är ISO-certifierad och aktivt arbetar med den certifieringen, där ett PDM-system är en del av certifieringsgrunden. Om man valt att inte vara certifierad så brukar vetskapen för kunden att man bedriver sin försäljning, utveckling, tillverkning och leverans efter ett strukturerat arbetssätt räcka långt. Även här är ett PDM-system ett bra alternativ. Det möjliggör att man startar sin dokumentation redan i försäljningsfasen. Att man revisionshanterar sina koncept m.m. för att dokumentera vilken version som det slutliga avtalet är baserat på.

Även under det fortsatta projektets gång är det en trygghet för dina kunder att veta vilken revision som respektive konstruktionsgenomgång har baserats på. Att man tydligt visar att man dokumenterat och infört eventuella ändringar från originalkonceptet under arbetets gång.

En sista stötesten i dessa sammanhang brukar vara dokumentationen. När leveransen och installationen är avklarad och man ska sammanställa dokumentationen så vill man som kund ha korrekt ritningsunderlag, användarmanual med säkerhetsföreskrifter och 3D-modell som man kan använda för framtida ändringar. Tänk vilken chans till en nöjd kund man har om detta sker utan problem!

#10: När blir PDM PLM?

Vi får ofta frågan från kund om det är ett PDM- eller ett PLM-system man behöver. Hur långt sträcker sig ett PDM-system och var tar PLM vid?

Det korta svaret är att ett PDM-system oftast används för att förenkla informationshantering under konstruktionsfasen av produkter medan ett PLM-system kan hantera produktdata i samtliga stadier av en produkts livscykel, från konceptfasen till utfasning och skrotning/återvinning. Dessutom kan ett PLM-system skapa effektiva affärsprocesser i samarbetet mellan konstruktion, försäljning, produktion och eftermarknad.

Om man till exempel tittar på hur man hanterar konstruktionsändringar så kan PDM-systemet hantera alla ändringar som rör det som är skapat på konstruktionsavdelningen. Däremot kan det inte hantera produkter som köpts in, som har ett artikelnummer i ERP-systemet. PLM-systemet däremot kopplar ihop PDM och ERP-systemet och blir på så sätt navet i hela produktlivscykeln.

Ett PLM-system kan, till skillnad mot ett PDM-system, även hålla reda på levererade produkter, veta hur en viss leverans såg ut och vad som har bytts ut efter leveransen. Det kan även hantera eftermarknadsprocesser och hålla koll på historik kring produkter som exempelvis när en produkt bör servas och när servicen utfördes. Vid leverans av reservdelar vet man vilka olika versioner av en produkt som finns och vilka reservdelar som passar till respektive version.

I ett PLM-system har man dessutom full spårbarhet, bra sökfunktioner och fullständig kontroll på alla ändringar som har gjorts i en produkt eller leverans och systemet kan göras tillgängligt för hela företaget. När t.ex. inköpsavdelningen plockar ihop en order som hämtas från PLM-systemet kan de känna sig trygga med vetskapen att all information är uppdaterad.

#11: Framgångsrika PDM-projekt inom anläggningsindustrin

Efter mer än 30 år som leverantör av PDM-lösningar till många olika branscher finns det mycket erfarenhet från både rätt och mindre rätt. Det bästa inom området är att systemen i grunden har blivit mindre krävande att implementera vilket har gjort PDM tillgängligt även för de små företagen.

Det finns två avgörande faktorer som påkallat behovet av bra dokumenthantering oavsett bransch.

Den första är att 3D-CAD blev en självklarhet inom såväl produktutvecklande bolag som större industrier med konstruktion och underhåll för sina egna anläggningar. 3D-CAD innebär betydligt fler filer och relationer än 2D-CAD.

Den andra är att produktutvecklare i allt högre grad vill kunna återanvända tidigare skapade data då det ligger mycket investerad tid i redan utfört arbete. Anläggningsägarna å sin sida sparar ofantligt med tid på att ha digitala arkiv för underhåll av anläggningen.

Vad kännetecknar då ett framgångsrikt PDM-projekt? Jo, framförallt att PDM-systemet har kommit till stor nytta för kunden och att de gjort stora tidsbesparingar. Ett tydligt exempel som fortfarande är högaktuellt, trots att det nästan är 25 år sedan det driftsattes, är Morgårdshammar AB:s första digitala dokumenthanteringslösning. Det anpassades så att alla godkända ritningar blev publika och tillgängliga för alla inom företaget på ett enkelt sökbart sätt. Detta sparade mycket tid i alla led från konstruktion, produktion och säljare till eftermarknad. Det måste anses vara både unikt och en väldigt god investering att en IT-lösning rullat under så lång tid utan nämnvärt underhåll.

Man pratar ofta om att det är svårt att räkna på återbetalning av en PDM- eller PLM-lösning i ingångsskedet men detta bör ändå vara ett gott exempel på att bra system är lönsamt.

#12:  PDM-projekt – hur gör andra företag inom produktutvecklingsindustrin

När man börjar fundera på att föra in ett PDM-system (eller något annat system) i sin verksamhet är det viktigt att känslan, när det gäller att välja leverantör, är rätt. Att man känner förtroende för sin leverantör är A och O för ett lyckat projekt.

En viktig sak är att känna sig trygg i leverantörens lösningsförslag. När väl det känns rätt, be om att få göra ett referensbesök där du kan se hur andra i branschen har gjort. Vad var deras utmaningar? Är de samma som era? Hur upplevde de projektet med att handla upp, köra igång och använda sitt PDM-system? Vad ska ni tänka extra på osv.

Låt oss se hur vår kund Movomech, ett av världens ledande företag inom lyftteknik och materialhantering, gjorde. De beslutade sig för att effektivisera sin konstruktionsavdelning samt samordna support och licenser hos en leverantör där vi på Symetri fick uppdraget.

Det här var Movomechs utmaningar:

1. Hitta ett sätt att effektivisera konstruktionsavdelningen för att arbeta smartare och spara tid.
   PDM- och CAD-lösning fanns redan på plats, men nyttjades inte optimalt.
   Behov av en partner som kontinuerligt utmanar och coachar dem.
   Koncernbeslut på att samordna CAD-support och licenser hos en och samma leverantör.
   Lösning: Stegvis effektivisering
2. Samordning och intrimning av PDM-systemet
   Symetris konsulter finns på plats för att justera inställningar och konfigureringar av PDM-systemet för att alla ska kunna arbeta enhetligt och med maximal prestanda. Genom att frisläppta ritningar med automatik sparas i neutralformat och blir tillgängliga för övriga medarbetare, sparar de tid, minskar antalet fel och kapar bort tidsödande manuellt arbete. Dessutom säkrar de upp att leverantörer får rätt information.
   Införande av effektiviserande lösning för alla konstruktörer
   Medarbetarna på konstruktionsavdelningen slipper att lägga värdefull arbetstid på att underhålla och supportera andra avdelningar på företaget med produktinformation, till exempel när en ritning ska skickas till kund.
3. Utbildning
   Samtliga konstruktörer utbildas i enhetlig arbetsmetodik och effektivare konstruktionsarbete.
4. Samordning av avtal och licenser
   Alla konstruktionsrelaterade licenser och supportavtal samlas hos en och samma leverantör för att få bra överblick, kostnadskontroll och kontinuerlig support.

Så här säger Göran Nilsson, projektkonstruktör hos Movomech om resultatet:

“Vi har saknat en partner att diskutera olika lösningar med och som både kan utmana och coacha vår konstruktionsavdelning att bli mer effektiva. Med Symetri har vi fått det.”

#13: Hur skapar man ordning och reda på sina konstruktionsdata?

Nästan alla kunder vi möter som inte har ett PDM-system frågar oss hur de skapar ordning och reda på sina konstruktionsdata. För att lyckas med detta så finns det några grundläggande frågor man ska ställa sig:

1. Nulägesanalys: Hur ser situationen ut nu och vilka är era största problemområden?
   För att lyckas skapa ordning är det väldigt viktigt att man tar sig tid att ordentligt gå igenom sitt nuläge. Ta gärna kontakt med en PDM-leverantör som ni känner förtroende för och låt dem göra en förstudie. Ni kommer spara mycket tid och pengar på att tillsammans med dem gå igenom vilken information ni vill ha med och hur den ska matas in PDM-systemet liksom hur era strukturer ska se ut etc.
2. Till vilka avdelningar/processer ska ni dela och tillhandahålla konstruktionsdata?
   Ska strukturen som skapas på konstruktionsavdelningen automatiskt föras in i ert affärssystem? Vilken livscykel har era produkter? Vad ska hända när konstruktionsdata byter status? Ska det med automatik skapas externa format som exempelvis PDF? Även här är det lämpligt att låta er tänkta PDM-leverantör ge förslag på best practice sätt att arbeta. Det säkerställer att ni får ett välbeprövat arbetssätt som man vet fungerar.
3. Hur vill ni hantera era befintliga konstruktionsdata? Drömscenariot är självklart att all befintlig konstruktionsdata ska göras i ordning enligt den nya strukturen. I praktiken är det sällan den bästa lösningen. Var ärliga mot er själva i diskussionen kring hur gamla konstruktioner ni verkligen kommer att återanvända? Oftast blir svaret att lösningar som är äldre än 1–2 år sällan används. Vi rekommenderar alltid att man migrerar den senaste datan som man tror att man kommer att återanvända. Efter migreringen läggs viktigt arbete på att koppla attribut och properties rätt liksom att återskapa brutna länkar i sammanställningar etc. så att strukturen och informationen blir korrekt. Resterande data sparas undan i en referensmapp i PDM-systemet. Om det blir aktuellt att återanvända data därifrån hämtas datan upp och rättas till vid det tillfället. Då slipper man lägga massor med tid och pengar på sådant man inte vet om man ska använda igen. Denna metod gör att implementationen av PDM-systemet blir enklare med en rimlig arbetsinsats. Det gör att upplevelsen av det nya arbetssättet med ordning och reda blir positiv.

#14: Är PDM bara för slarviga konstruktörer?

Många av våra kunder lägger varje vecka mycket tid på att söka efter ritningar och andra produktrelaterade filer t.ex. när produktionsavdelningen vill ha rätt ritning att tillverka efter. Det innebär att konstruktören får släppa vad hen håller på med och leta ritning, något som givetvis kostar både pengar och tid, tid som kunde använts på ett mycket mer produktivt och kreativt sätt, speciellt i en allt mer konkurrensutsatt marknad där kortare ledtider och högre kvalitet efterfrågas.

Om vi ska gå tillbaka till frågeställningen kring om PDM bara är för slarviga konstruktörer så är svaret definitivt nej, det har förstås inget med slarv att göra, snarare att det in princip är omöjligt att hålla reda på alla ritningar med tillhörande dokument om man är fler än tre-fyra konstruktörer. Svårighetsgraden och möjligheten att få tag i rätt ritning ökar givetvis rejält när någon är sjuk, på resa, i möte eller är ledig om man inte har ett system med struktur och gemensam lagring.

Ett par tydliga vinster som man får med ett PDM-system:

1. Mer tillgängliga dokument
   I ett PDM-system kan du spara, förvara och förvalta alla ritningar samt dokument så att alla som har behörighet kan komma åt samtliga ritningar, modeller och andra dokument. Dessa kan nås även om en kollega inte är på plats.
   
   
2. Dela data med andra
   PDM-systemet är dessutom länken för att koppla ihop konstruktionsavdelningen med resten av företaget, även de som inte är CAD-användare. Kärnan i PDM-systemet är det elektroniska arkivet som håller reda på all information som har med en produkt att göra och är ett fantastiskt hjälpmedel när du eller någon annan vill söka rätt på ett dokument eller ritning, oavsett om personen behöver ritningar, CAD-modeller, CALS-, PDF-, DXF- eller STEP-filer, marknadsrelaterade produktbilder, specifikationer, beräkningsresultat från FEM-program, underhållsdokumentation eller manualer. Det mesta är sökbart, även metadata som t.ex. ritningsnummer. Det innebär t.ex. att produktionsavdelningen själva kan ta fram underlag och vara säkra på att de tillverkar efter rätt ritning, utan att störa konstruktören. Givetvis finns det mycket annan produktrelaterad information som är högintressant för många andra inom företaget, t.ex. produktion, beredning, projektledning, försäljning, inköp och marknad.

#15: Så här lyckas du med ditt PDM-införande - 7 tips

Vid inköp och installation av ett PDM-system finns det ett flertal faktorer som är avgörande för om projektet kommer att bli lyckat eller inte. Vi tipsar om de fem viktigaste sakerna att hålla reda på. Tänk på att PDM-systemet är en funktion i er verksamhet och i er digitala infrastruktur snarare än en produkt.

1. Sätt ihop en projektgrupp
   Att handla upp och föra in ett PDM-system passar utmärkt att göra i projektform. Låt projektgruppen ha representanter från olika delar av företaget, även de som inte direkt kommer att involveras av PDM-systemet. Bestäm er för vad vill ni få ut av systemet. Är det att skapa ordning och reda bland ritningar och dokument, eller att alltid vara säkra på att ni tillverkar efter rätt ritning, eller för att enkelt kunna söka efter ritningar och dokument, eller smart återanvända data, eller att ni ska kunna arbeta ihop med andra kollegor lokalt och globalt eller för att få bra BOM-hantering. Eller alltihop? Förankra idéerna med ledningsgruppen.
   
   
2. Gör en förstudie
   Att lägga pengar på att göra en förstudie är ofta väl investerade kronor. Den ser över företagets verksamheter och analyserar processerna. Hur är företaget uppbyggt? Vilka funktioner ska involveras? Vilka faktorer måste vi ta hänsyn till? Kartlägg befintliga verktyg, t ex CAD- och andra IT-system som används, och hur de används. Analysera hur ni arbetar tillsammans med kunder och leverantörer. Ta beslut om vilken typ av data som skall med in i det nya PDM-systemet, resultatet blir inte bättre än vad som stoppas in.
   
   
3. Välj leverantör och system
   Tänk på att det är både konsult och produkt som ska upphandlas, men framför allt kompetens och erfarenhet. Leverantören måste visa förståelse för verksamheten och helheten. Be om förslag på införandeplaner, integrationer, anpassningar och utbildningsplaner för att bedöma leverantörens erfarenhet av liknande installationer och anpassningar.
   
   
4. Städa all data som ska med in i det nya PDM-systemet.
   
   
5. Införande
   När leverantör och lösning är vald och datan städad kan implementeringen av PDM-systemet starta. Programvaror installeras och data importeras till en testmiljö där den granskas och justeras. Testa och verifiera att systemet uppfyller de krav ni ställde innan systemet tas i drift.
   
   
6. Igångkörning och utbildning
   När systemet är testat och godkänt är det dags att ta det i drift. Utbilda alla användare så att de klart och tydligt vet hur de ska arbeta i systemet och vart de vänder sig om support behövs.
   
   
7. Drift och förvaltning
   PDM-systemet i ett företag är ett affärskritiskt system. Därför ska formen för drift och förvaltning anpassas därefter. Bestäm hur ni fångar upp förändringsförslag och vidareutvecklar processer. Budgetera för uppgraderingar.

#16: Hur vet man att man tillverkar efter rätt konstruktionsunderlag?

Vi möter ofta kunder som berättar om dyra misstag i produktionen där det i vissa fall rört sig om miljonbelopp. Hur minskar man risken att begå liknande misstag?

Fyra tips på hur ditt företag säkerställer att ni tillverkar efter rätt underlag:

1. Ett PDM-system ger dig full kontroll på produktinformationen och säkerställer att ni tillverkar efter rätt konstruktionsunderlag.
   
   
2. Med hjälp av revisioner kan produktionsavdelningen själva ta fram senast giltiga revision och även få spårbarhet på hur tidigare revisioner såg ut.
   
   
3. Att införa statuskontroll för ritningar underlättar avsevärt för produktion. Det innebär att man ser till att information är tillgänglig vid rätt tillfälle och att produktionsavdelningen endast får tillgång till godkända och frisläppta ritningar.
   
   
4. Se över vem som har rättigheter och tillgång till vilken information. Med rättighetsstyrning säkerställs åtkomst av rätt information. Exempelvis bör produktionsavdelningen inte kunna hämta ritningar för en produkt som inte är godkänd av konstruktionsavdelningen.

#17: Vad gör man med all historisk data vid en PDM-satsning?

I alla PDM-projekt, oavsett om det handlar om att byta system eller anskaffa sitt allra första, är historisk data en viktig del i projektet.

Ofta krävs beslut om vad som skall med in i ett nytt system och resultatet blir inte bättre än vad som stoppas in. Alltså, att städa sin data är en bra idé.

Vår roll i ett sådant arbete är att analysera data, ta ut listor på vad som finns i det gamla systemet och tydliggöra vad som bör rättas till, tas bort eller är bra som det är. Kundens roll blir att ansvara för städarbetet.

Därefter importeras lämpligen all relevant data till en testmiljö där den kan granskas i det nya systemet och om det behövs justeras innan systemet tas i drift.

När det gäller historisk data kan man likna den vid lådor man ställer upp på vinden. I lådorna finns en hel del historisk data som sällan eller aldrig används. Samma sak gäller oftast för konstruktionsunderlag. Det är sällan man använder det äldsta materialet och man kommer troligtvis inte att sakna det om det inte tas med in i det nya systemet. Det kan därför läggas på en egen area där man kan leta upp det vid behov.