Versionskontroll: Versions- och revisionshistorik för alla dokument.
BLOGGINLÄGG
Hantera alla dina dokument i Sovelia Core
När det gäller hantering av tekniska dokument använder många av våra kunder Sovelia Core för att lagra och organisera viktiga filer såsom CAD-ritningar, specifikationer och användarmanualer. Men visste du att Sovelia Core kan hantera alla typer av dokument, inte bara de tekniska?
Du kan hantera bilder, offerter, ordrar, specifikationer, avtal - allt i samma system. Du behöver inte en separat dokumenthanteringslösning eftersom Sovelia Core har allt du behöver inbyggt! Sovelia Core började som ett dokumenthanteringssystem, varför denna funktion har varit en central del av plattformen redan från allra första början.
Hur fungerar det?
Sovelia Core erbjuder sömlös lagring och hantering av dokument på samma sätt som det hanterar dina objekt och strukturer. Oavsett om du vill klassificera, organisera, hantera ändringar eller till och med skapa PDF-filer, löser Sovelia Core det enkelt.
Så här gör du:
-
Lägg till enstaka dokument eller skapa hela mappar för ett projekt eller en viss kund. Du kan t.ex. lagra alla projektdokument på ett ställe eller samla all offertdokumentation för en viss kund.
-
Metadata för dina dokument. Du kan ange att vissa dokumenttyper måste ha obligatoriska fält för metadata ifyllda för att säkerställa enhetlighet.
- Automatisera rutinuppgifter, till exempel att skapa en PDF-version av ett godkänt dokument, för att säkerställa ett smidigt arbetsflöde.
Med centraliserad lagring av dokument kan du enkelt hantera:
Livscykelhantering: Olika livscykler och automatisering kan definieras för olika dokumenttyper.
Attributinformation och strukturer: Dokumentstrukturer och detaljerade metadata per dokumenttyp.
Data för godkännande samt spårbarhet: Tidsstämplar och information om godkännande.
Klassificering: Kategorisera dokument efter typ eller attribut.
Användarbehörigheter: Definiera tydliga behörigheter för dokument baserat på roller och uppgifter.
Dessa funktioner gör att ditt team kan arbeta effektivt och säkerställa att all relevant data lagras säkert och är lätt att komma åt.
Enkel dokumenthantering från din egen dator
Dokumenthanteringen i Sovelia Core är skapad för att vara användarvänlig. Genom att synkronisera filer mellan din lokala dator och Sovelia Core kan du sömlöst arbeta med dokument och få ändringar automatiskt uppdaterade i systemet.
Det innebär att du kan fortsätta att arbeta med dokument i den ursprungliga applikationen och systemet spårar vem som har gjort ändringar och när. Den här synkroniseringen säkerställer att dina dokument alltid är uppdaterade och spårbara.
Generell dokumenthantering i Sovelia Core
Sovelia Core stöder en mängd olika dokumentformat och erbjuder flexibla verktyg som förenklar ditt arbete, t.ex:
Stöd för format: Sovelia Core stöder alla filformat
Mobil åtkomst: Använd mobil åtkomst för att t.ex. lägga till foton direkt från din kamera
Snabb sökning: Baserat på attributinformation och filinnehåll
Visnings- och nedladdningsalternativ: Individuellt eller i paket.
Desktop agent Sovelia Sync: Hantera filer på skrivbordet med funktioner för automatisk synkronisering.
Sovelia Core innehåller också automatiseringsverktyg som:
- PDF-stämpling för ökad dokumentkontroll
- Möjlighet att hantera metadata direkt i Office-dokument
- Automatisk konvertering av Office-dokument till PDF, vilket sparar tid och arbete.
Förenkla all din dokumenthantering på ett och samma ställe
Sovelia Core är inte bara till för tekniska dokument - det är en allt-i-ett-lösning för att hantera all din dokumentation. Genom att samla dokumenthanteringen i samma system som du redan använder för produktinformation kan du minska behovet av flera verktyg, vilket sparar både tid och pengar.
Med Sovelia Core blir dokumenthanteringen enkel och användarna behöver inte längre hoppa mellan olika system. Oavsett om du bara vill hantera tekniska dokument eller all dokumentation i systemet är valet ditt. Det bästa av allt är att Sovelia Cores dokumenthanteringsfunktioner ingår som en del av lösningen.
Vill du veta mer? Kontakta oss så berättar vi hur Sovelia Core kan effektivisera din dokumenthantering!
