Med tiden blir användningen av programvaran en del i ditt dagliga arbete, i arbetsflöden och i projekt utan att du tänker så mycket på det. Det är inte heller ovanligt att någon som vill använda en viss applikation på eget bevåg helt enkelt bara laddar ner programvaran och sätter igång att använda den. Det är lätt att glömma bort vad som egentligen faktiskt gäller och det är precis då som problemen med bristande efterlevnad av licensvillkoren börjar. I det här blogginlägget kommer vi att titta på hur monitorering av dina licenser med CQFlexMon kan hjälpa dig att förhindra att du bryter mot licensvillkoren.
Okunskap är ingen ursäkt
Alla programvaror från i stort sett alla leverantörer kommer med en begäran om att du ska följa leverantörens licensregler.
För att koka ner de ibland oändliga sidorna med villkor och bestämmelser till ett enda tydligt budskap kan det sammanfattas som: ’Missbruka inte licensen’. Det finns två vanliga sätt att bryta mot denna regel. Det ena är att göra programvaran tillgänglig för fler användare än vad licensavtalet medger – i tron att det ändå inte kommer att upptäckas. Oftast ligger helt oskyldiga avsikter bakom; exempelvis för att möta en deadline i ett projekt, att hjälpa en kollega, eller den där enda gången just den där specifika programvaran plötsligt behövdes – och i de allra flesta fall med en uppriktig avsikt om att det inte ska ske igen.
Det andra, och vanligaste, sättet att brista i licensefterlevnad är helt enkelt att det sker omedvetet.
Det är lätt att företag tappar helhetsbilden över vilka programvaror de har och vilka licenser som hör till respektive programvara. Detta är egentligen inte särskilt förvånande när man tänker på hur intensivt applikationsbaserad den värld som vi både lever och arbetar i faktiskt är. Programvara finns överallt; från vanliga kontorsapplikationer, CRM-system och kommunikationsverktyg, till AEC- och PDM-samlingar och sofistikerad specialistprogramvara för arkitekter, konstruktörer och designers i bygg- och tillverkningssektorerna. Alla dessa är sannolikt kopplat till någon form av licensavtal, så det inte är konstigt att det är lätt att tappa kontrollen. Men det är inget som ska tas lättvindigt. Bryter man mot licensvillkor kan det förr eller senare leda till böter.
När du får information från programvaruleverantören om att de avser att granska dina licenser är det för sent att rätta till eventuella licensavvikelser i ditt system. Du kan alltså inte avinstallera eller ändra något från det att informationen tas emot till dess att revisionen äger rum. Sådana eventuella åtgärder kan komma att identifieras vid granskningen.
Symetris CQFlexMon ger verktyg för att övervaka hela er programvaruportfölj och därmed undvika sådana problem, samtidigt som du säkerställer optimalt nyttjande av dina programvaruinvesteringar.
Med verktyg som gör det möjligt för dig att enkelt spåra användning, säkerställa efterlevnad av programvaruleverantörers licensvillkor, kontrollera kostnader och se till att licensieringen i hela din licensportfölj är i perfekt ordning, kommer CQFlexMon att lösa licensfrågor långt innan de blir problem. Du får kontroll över och insyn i användandet av alla dina licenser - från Autodesk, Adobe och Microsoft till alla andra leverantörsprodukter; kort sagt alla körbara programfiler. Du kan läsa mer om fördelarna med CQFlexMon i vår tidigare blogg, "Vad är poängen med att monitorera programvarulicenser och användningen av dem?"
Licensvillkorsefterlevnad som katalysator
CQFlexMon har en specifik modul som hjälper till att uppnå kontinuerlig Autodesk-efterlevnad: SAM-modulen. Den gör att du kan rapportera vilken programvara som är installerad på vilken dator. Standardprogramvara för inventering kan mycket väl visa namnet på det program som är installerat på enheterna, men CQFlexMon går flera steg längre än så och utökar din kunskap om och kontrollen över din programvara.
Genom att installera ett litet programvarupaket på dina enheter kan du köra en skanning och på så sätt få en analys av nuläget. Informationen lagras på den lokala enheten och förs in i CQFlexMon-databasen. CQFlexMon ger dig insyn i applikation, serienummer, licenstyp, installationsdatum, installationskälla och plats, licensserverpekare (avseende nätverkslicensierad programvara). Genom att information om dina prenumerationer och avtal också inkluderas får du en tydlig överblick över hur väl din programvarumiljö uppfyller licenskraven.
Det blir också lätt att identifiera icke godkända programinstallationer på arbetsstationer exempelvis;
- Cracked – skyddade licenser där kopieringsskydd kringgåtts
- Test-/utvärderingslicenser
- ”Not For Resale” (NFR)-licenser (ej avsedda för kommersiell användning)
- Licenser som inte är utfärdade av [Leverantörens namn]
- Utbildningslicenser
Kontrollerad programvaruanvändning innebär i grunden en noggrann behovsbaserad tilldelning av licenser samt ett helhetsgrepp om licenshanteringen. CQFlexMon erbjuder en uppsättning olika moduler från vilka du kan välja de som är mest relevanta för just ditt företag. Det är flexibelt, lätt att använda och kommer att visa sig vara ovärderligt för att förbättra licensnyttjandet samtidigt som du avsevärt minskar risken för bristande efterlevnad av licensvillkor.
För att diskutera någon aspekt av dina licenser, kontakta oss gärna på info@symetri.se. Läs mer om CQFlexMon här.
