Stora vinster med digital granskning

Även om handlingar för byggprojekt länge varit digitala har de granskats manuellt i en tidskrävande process. Nu ser vi allt tydligare att branschen anammar att arbeta med en standardiserad digital granskningsprocess med statusuppdateringar i realtid.

Ett av skälen till att det nu blivit en realitet är att det inom organisationen BEAst initierades ett projekt 2017 av ett antal stora byggföretag. BEAst är en ideell förening som tar fram gemensamma standarder och arbetssätt för digital kommunikation i samarbete med nordiska och internationella organisationer. Framför allt fokuseras arbetet på processerna för upphandling, inköp, logistik och fakturering.

− En av de delar som tidigare var väldigt tidskrävande var granskning av handlingar, något som skedde i en manuell process där handlingar skrevs ut och kommenterades av varje disciplin. Därefter behövde alla kommentarer sammanställas manuellt för att få en gemensam granskad handling, berättar Ulf Larsson som är chef för operativt stöd inom NCC och ordförande i BEAst.

Standard med Effektivare granskning

För att komma ifrån det arbetssättet har BEAst, med stöd av SBUF Svenska Byggbranschens Utvecklingsfond, tagit fram en branschgemensam standard, Effektivare granskning, som digitaliserar och standardiserar statushantering av granskningskommentarer. Fokus är godkännandeprocessen av system- och bygghandlingar under projektering för att säkerställa produkt till kund.

− Vid tillämpning av standarden Effektivare granskning har vi valt att använda systemstödet Bluebeam Revu som är ett utmärkt verktyg för den typen av dokumentgranskning. Funktioner som finns där är gemensam granskningsprofil med stämplar, markeringsverktyg för granskningskommentarer och statushantering för att enhetligt verifiera och dokumentera granskning, berättar han vidare.

Bluebeam Revu med molntjänsten Studio Session möjliggör bättre och snabbare kommunikation och minskar risken för förseningar tack vare prisbelönt teknik som underlättar samarbete och gör det enklare att skapa, redigera och kommentera PDF:er.

− Man får mer gjort på kortare tid genom att använda sig av samma markeringsverktyg och effektiva arbetsflöden under hela projektet. En stor fördel är också att allt samlas på en plattform, Revu innehåller en mängd kraftfulla verktyg och plugin-program som gör alla uppgifter enklare, från projektstart till överlämning, förklarar Ulf Larsson.

Vill bidra till effektivare byggprocesser

Symetri är platinumpartner till Bluebeam och är medlem i BEAst för att de vill vara en del av standardiseringsarbetet och gynna utvecklingen av effektivare arbetssätt i byggbranschen.

− Vår ambition är att bidra till att våra kunder kan utnyttja sin tid mer effektivt med hjälp av digitala verktyg, att få mer gjort på mindre tid, förklarar Mikaela Nilsson som är ansvarig för Bluebeam inom Symetri och för samverkan med BEAst.

En av de stora fördelarna med Bluebeam Revu och Studio Session som nu också finns med svensk server, är att ett stort antal personer kan vara inne parallellt och jobba i samma handling och i realtid se vad andra kommenterar och föreslår för ändringar. De kan skapa markeringar, kommentarer, frågor och svar samt ändra status utan att behöva checka ut granskningspaketet.

− Ett av verktygen inom Bluebeam är Studio Session som ger möjligheter att arrangera olika sessioner, chattrum där olika aktörer kan gå igenom handlingar gemensamt och diskutera fram olika lösningar. Det är som ett virtuellt mötesrum och man kan vara upp till 500 personer i en session, även om de oftast är betydligt mindre grupper, och Studio erbjuds i alla versioner av Bluebeam, fortsätter hon.

Effektiviteten och arbetsglädjen har ökat

Efter många projekt där Effektivare granskning använts visar erfarenheterna att det blivit nästan ännu bättre än vad branschen hade hoppats på. Förutom de mer uppenbara vinsterna med minskad administration, färre misstag och mycket sparad tid är det framför allt två stora fördelar som Ulf Larsson vill framhålla.

− Dels att alla viktiga beslut nu tas på rätt ställe och i rätt forum, dvs under granskningsmötet, tidigare togs de ofta mer ad hoc på lägre nivåer. Dels att det har skapat en betydligt större delaktighet för alla i projektet och en större förståelse för varandras roller, vilket leder till både ökad arbetsglädje och enklare samverkan mellan aktörerna.

Andra viktiga fördelar är att granskningen och besluten verifieras och dokumenteras, vilket även underlättar uppföljning, samt att granskningsprocessen även kan användas vid egenkontroll inför exempelvis leverans av handlingar och hantering av hyresgästanpassningar.

− Inom BEAst har vi tagit fram ett antal guider och videor till olika standarder för att underlätta introduktion till nya användare. Videon som visar Effektivare granskning hade fram till maj i år visats 45 000 gånger, så intresset är mycket stort. Flera av våra projektörer använder nu samma metod och systemstöd även vid egenkontroller inför leverans av handlingar, där ser vi redan betydligt bättre kvalitet än tidigare, helt klart en konkurrensfördel, säger Ulf Larsson.

Samverkan mellan BEAst och Symetri ökar nyttan

Att Symetri har gått med i BEAst och därmed jobbar nära med olika byggaktörer gör att nätverken breddas för den informationsspridning som behövs för att fler ska förstå nyttan med Effektivare granskning.

− Tack vare Symetris nära kontakter med sina kunder, som är våra projektörer och konsulter, kan vi exempelvis nå ut tidigt i våra byggprojekt till potentiella samverkanspartners. Det gör att de kommer väl förberedda till våra uppstartsmöten och vi kan alla börja jobba effektivt redan från start, konstaterar Ulf Larsson.