Alla vinner på digitalisering

Med enkla och lätthanterliga digitala verktyg blir projektet smartare och man själv mer effektiv, en sann win-win situation. Exempel på sådana enkla och smarta verktyg är Bluebeam med det standardiserade arbetssättet Effektivare granskning.

Izabelle Kleinau jobbar som digitaliseringsledare på Plan B och förklarar sitt stora engagemang för att hjälpa fler att se de stora fördelarna som digitala verktyg ger med just den win-win situationen.

− Om man bara ser till att de digitala verktygen är tillräckligt enkla att använda och att de påminner om den arbetsmiljö som alla är vana med sedan tidigare så kan man bara vinna på att börja använda digitala verktyg. De problem som en del kan förknippa med att byta till digitala arbetssätt tror jag främst beror på att man valt fel verktyg, man har inte analyserat behoven tillräckligt innan man köpte in verktyget, konstaterar hon.

Viktigt känna av individen

Den metodik som Izabelle Kleinau använder då hon hjälper kunder att bli mer digitala bygger mycket på just en ordentlig behovsanalys, både av vad som passar just ett specifikt projekt eller arbetsplats och av vad de olika individerna behöver.

− Det gäller att få med alla på tåget, både de som är mer vana vid digitala verktyg och de som känner sig osäkra. Ibland hör man att det skulle vara åldersrelaterat, men jag ser ingen sådan koppling, du kan vara äldre och väldigt nyfiken och beredd att testa nytt, samtidigt som många unga känner stor tveksamhet. Det viktiga är att känna in var varje individ befinner sig och hur snabbt de vill gå framåt, annars blir det ofta fel.

Hon fortsätter med att förklara att det även är viktigt att inte ta för stora grepp från början utan börja i det lilla.

− Det gäller att bryta ner inlärningen i mindre delar och visa på den direkta nyttan i mindre sammanhang, det kan vara att visa att inkorgen i mejlen kan halveras eller att man kan få svar på frågor flera månader tidigare än vanligt. Ska man lyckas få grupper att använda fler digitala verktyg måste man visa var och en av gruppmedlemmarna på den nytta de själva kan få. Man kan inte tala i för generella termer utan behöver känna av vilken typ av problem var och en kan behöva hjälp med för stunden, det är först då de kan få den aha-upplevelsen som är så viktig.

Bluebeam ett bra exempel på digitala nyttan

I det sammanhanget är ett verktyg som Bluebeam väldigt bra då det är både enkelt och snabbt ger stora effektivitetsvinster.

− Att kunna samgranska i realtid sparar så otroligt mycket tid, vilket blir tydligt med en gång. Med Bluebeam får projektmedarbetarna en direkt kommunikation med hjälp av kommentarer och statushantering av dem, vilket i sin tur även leder till snabbare beslutsfattande. Den direkta nyttan i det brukar få de flesta att börja gilla digitala verktyg, förklarar Izabelle Kleinau med ett leende.

Bluebeam skapar stor nytta i flera dimensioner, förutom att det spar tid, minskar antalet misstag och automatiserar många tidskrävande processer som att skapa hyperlänkar mellan ritningar, så har även projekteringsledaren mycket att vinna.

− Det ger en djupare analys av var projektet befinner sig, vilka som är klara med granskningen och vad som återstår, en väldigt tydlig överblick som är svår att uppnå på annat sätt. Använder man sedan Bluebeam tillsammans med det standardiserade arbetssättet Effektiv granskning, med bland annat branschgemensamma kommentarverktyg, så blir överblicken ännu tydligare.

Ser vissa utmaningar

I sitt arbete som digitaliseringsledare ser Izabelle Kleinau vissa utmaningar för byggbranschen, ett är att hon inte ser att hanteringen av erfarenhetsåterföringen till nya projekt fungerar speciellt bra.

− De digitala verktygen ger en fantastisk möjlighet för uppföljning av ett projekt, i exempelvis Bluebeam finns allt som hanterats i ett projekt kvar så man kan gå tillbaka och se vad som kanske inte gick så bra under projektet utan fick ändras under gång. Den typen av information kan med fördel utnyttjas i nästa projekt för att undvika samma misstag, men av det jag ser så görs inte det tillräckligt ofta idag. Anledningen tror jag är att man använder fel digitala verktyg.

En annan utmaning som hon ser är att många ofta missar att tidigt i ett projekt bestämma hur slutprodukten ska se ut, vilka digitala målsättningar projektet ska ha.

− Det finns en stor skillnad i digital mognad mellan projekt, ju mer komplext system man jobbar med desto mer digital mognad behöver man ha. Vill man lyckas med att införa digitala verktyg och arbetssätt måste man se till att välja rätt nivå på dem utifrån projektets behov och undvika för avancerade verktyg om de inte fyller någon funktion, det är bara att krångla till saker i onödan.

Använd fler dimensioner för inlärning

Avslutningsvis vill Izabelle Kleinau lyfta vikten av att när man vill införa nya arbetssätt och digitala verktyg på en arbetsplats använda flera olika inlärningsdimensioner.

− Med hjälp av Bluebeams innehåll och exportalternativ skapas flera möjligheter att uttrycka innehållet i verktyget. Även om vi gärna håller ärendehanteringen under samma tak så finns även fördelar i att kunna exportera innehållet i olika format och tillämpa i andra digitala verktyg, exempelvis Power BI. Jag lär gärna ut i bilder och på så vis kan jag visualisera innehållet för granskningen vilket säger mer än massa ord i en rapport, nyttan blir mer tydlig i en dynamisk bild baserat på data från respektive teknikområde. Det skapar både en översikt vid uppföljning och god insikt för projekteringsledare i granskningssessionen.